会社に休みの連絡。誰になんて言えばいい?

2018年3月24日

入社してすぐの休み連絡。連絡の方法や人間関係を把握できていないときは、どうしたらいいのかわからないこともあるのではないでしょうか。

でも 急な発熱やどうしようもない用事で会社を休まないといけない場合もあります。

今回は 慣れない職場へ休みの連絡を入れる時のお話です。

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会社の休みの連絡はどこにしたらいい?

自分の部署の電話番号がわからなくても 会社の電話番号はわかると思います。いくつも電話番号がある場合は、(代)・(代表)となっている番号に電話してください。

電話をしたら

・挨拶

・自分の名前を言う

・報告すべき人につないでもらう

・会社を休む理由を具体的に言う

・この後の行動を説明する

の順番に話していきます。

 

挨拶は説明するまでもないと思います。朝なら「おはようございます」ですね。病気でも急用でも このくらいは言えると思います。

 

次の自分の名前ですが、大きな会社の場合は 名前だけでは、そこで働いている人なのか、お得意様なのか、取引先の人なのかわかりません。なので、自分の部署などを付けて名乗ってください

「今日から そちらで勤務させていただくことになっている○○ですが」

「先週から ○○部○○課で勤務している○○と申しますが」

という感じです。

 

会社の休みは誰に伝える?

電話に出た人は、総務の人かもしれませんし、手の空いていた営業の人かもしれません。もしかしたら たまたま あなたの隣の席の人が電話を受けてくれることもあるかもしれません。

でも あなたが欠勤連絡をしなくてはいけないのは、直属の上司です

なので ここでは 必ず直属の上司につないでもらってください。

電話を受けてくれた人に

「○○課長をお願いできますか」

「○○課長は 今お手すきでしょうか」

と聞いてください。

 

もしも 上司が不在、上司が誰なのかわからない場合は

「欠勤の連絡をしたいのですが 」と伝えれば 適切な方に代わってもらえるはずです。

 

会社の休みの理由は?

あなたの上司に代わってもらったら

挨拶と自分の名前を言って欠勤の理由とこれからのことを話してください。

「今朝から熱が39度を超えているので 病院に行きたいんですが 欠勤してもよろしいでしょうか」

「母が階段から落ちて これから病院に連れて行くので 欠勤してもよろしいでしょうか」

など できるだけ具体的に説明してください。具体的と言っても、長々と説明するのは迷惑です。一文か二文にまとめて説明してくださいね。

 

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終わりに

最後になりますが 社会人なので 欠勤連絡は必ずご本人がしてくださいね。たとえ風邪で声が出にくい、としても話はできると思います。

また 最近は「業務内容はLINEでする職場」や「欠勤連絡はメールでする職場」もあります。でも特別な指示がない場合は、「欠勤の連絡は直属の上司に本人が直接電話」が基本ですし 通常のオトナのマナーです。まずは しっかりと自分のことを「言葉」で説明してください。

また職場によっては診断書が必要な場合もあります。電話した時に診断書が必要かどうかの確認もしておいてくださいね。

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